Periksa Lima Hal Sebelum Mengirim Pesan

1. 01
   Siapa?

   Identitas saya sudah jelas dan penerimanya benar?

2. 02
   Ke mana?

   Saluran komunikasi atau tempat pengumpulan sudah sesuai?

3. 03
   Kapan?

   Waktunya mengikuti jam layanan atau kesepakatan?

4. 04
   Apa?

   Keperluan, pertanyaan, dan lampirannya sudah lengkap?

5. 05
   Bagaimana?

   Bahasanya santun, informasinya benar, dan privasinya terjaga?

01 / IDENTITAS & KONTAK

Cantumkan Nama dan Identitas Akademik

Gunakan nama lengkap pada akun yang dipakai untuk urusan akademik. Misalnya, tuliskan Maria Sinaga sebagai nama profil WhatsApp, nama tampilan email, dan nama pada akun pembelajaran. Jika membuat kartu kontak diri untuk dibagikan, gunakan nama yang sama.

Kolom Info WhatsApp boleh diisi Mahasiswa PAK | STT STAR. Keterangan itu tidak wajib. Cukup cantumkan informasi yang membantu orang mengenali pemilik akun; NIM, alamat rumah, dan dokumen identitas tidak perlu dipajang pada profil publik.

Saat pertama kali menghubungi dosen atau staf, sebutkan nama dan identitas akademik yang diperlukan, seperti NIM, prodi, kelas, atau mata kuliah. [1]

Jika berganti nomor, beri tahu pihak yang berkepentingan. Tuliskan kembali identitas agar penerima tidak harus menebak siapa pemilik nomor baru tersebut.

Perhatikan pula cara menyimpan kontak orang lain. Nama berikut lebih mudah dikenali daripada julukan atau keterangan seperti “Nomor Kampus”:

Tambahkan peran atau institusi sesuai kebutuhan. Nomor pribadi seorang staf jangan diberi label sebagai nomor layanan resmi kecuali memang ditetapkan untuk keperluan itu.

Pastikan nomor melalui kanal resmi kampus, bukan hanya berdasarkan nama dan foto profil. Peringatan PGSD FKIP Universitas Lampung tentang penipuan yang mengatasnamakan dosen menunjukkan pentingnya memeriksa ulang identitas pengirim, terutama ketika ada permintaan uang atau data pribadi. [2]

02 / SAPAAN

Gunakan Sapaan Bapak atau Ibu

Gunakan Pak/Bu atau Bapak/Ibu, sesuai konteks dan sapaan yang disepakati.

Sebagai sapaan, huruf awal Pak, Bu, Bapak, dan Ibu ditulis dengan kapital, termasuk ketika berada di tengah atau akhir kalimat. Ini mengikuti kaidah EYD V tentang kata kekerabatan yang digunakan sebagai sapaan. [3]

Tanda koma memisahkan panggilan dari bagian kalimat lainnya. Pada kalimat “Apakah Bapak tersedia untuk bimbingan?”, tidak ada koma setelah “Bapak” karena kata itu menjadi subjek kalimat. [4]

Gunakan “saya” ketika menyampaikan keperluan akademik. Untuk layanan yang nama petugasnya belum diketahui, sapaan seperti “Selamat pagi, Tim Akademik” dapat digunakan. Dosen dan staf sama-sama perlu disapa dengan hormat, termasuk yang lebih muda.

03 / PESAN PERTAMA

Sebutkan Identitas dan Keperluan dalam Pesan Pertama

Salam, identitas, dan keperluan dapat disampaikan dalam satu pesan. Menulis “Pak…”, “P”, atau salam saja membuat penerima harus menunggu pesan berikutnya untuk mengetahui maksudnya.

Perhatikan contoh berikut:

Pesan tersebut sudah menyebutkan siapa pengirimnya, tugas yang dibahas, dan pertanyaan yang perlu dijawab. Pembukanya tidak perlu diperpanjang dengan beberapa kalimat permohonan izin.

Sebelum mengirim pertanyaan, baca petunjuk tugas dan pengumuman yang tersedia. Jika belum jelas, sebutkan bagian yang belum dipahami. “Apakah bagian refleksi memerlukan sumber tambahan?” lebih terarah daripada “Tugasnya bagaimana, Pak?” Tidak perlu malu meminta penjelasan; tunjukkan bagian yang memerlukan bantuan.

Tulislah kalimat yang mudah dibaca. Hindari singkatan yang membingungkan, huruf kapital sepanjang pesan, dan tanda tanya berulang. [5]

Gunakan “maaf” ketika ada kekeliruan atau gangguan yang perlu diakui, dan “mohon” ketika meminta bantuan. Tidak perlu menumpuk kata-kata itu dalam setiap balasan. Emoji boleh melengkapi pesan, tetapi konfirmasi penting tetap perlu dituliskan dengan jelas.

04 / WAKTU & BALASAN

Kirim Pesan pada Jam Layanan

Untuk pesan ke nomor pribadi, utamakan jam layanan atau waktu yang disepakati. Hindari waktu istirahat dan hari libur kecuali sudah ada pengaturan lain. [1]

Gunakan saluran yang ditetapkan untuk keperluan akademik. Permohonan surat, pertanyaan tugas, dan pengumpulan berkas tidak harus dilayani melalui saluran yang sama. Jika diarahkan ke email atau sistem akademik, ikuti petunjuk tersebut.

Sebelum menelepon atau melakukan panggilan video ke nomor pribadi, tanyakan kesediaan penerima apabila belum ada kesepakatan. Sepakati pula penggunaan pesan suara. Bila digunakan, sampaikan secara ringkas dan tuliskan informasi yang perlu dicatat, seperti tanggal atau nama berkas.

Saat pesan belum dibalas, ikuti waktu respons yang telah diumumkan atau disepakati. Hindari mengirim pesan bertubi-tubi untuk mendesak jawaban. [5]

Jika belum ada ketentuan waktu respons, berikan jeda sebelum mengingatkan. Kirim tindak lanjut pada jam layanan, sebutkan pesan sebelumnya, dan tanyakan hal yang masih perlu dipastikan:

Bila ada tenggat, sebutkan tanggalnya agar kebutuhan dapat dipertimbangkan. Jangan memakai status “online” atau tanda dibaca sebagai alasan menuntut jawaban segera. Jika batas penyelesaian layanan yang diumumkan sudah terlewati, gunakan jalur tindak lanjut resmi yang tersedia.

Hindari memindahkan penagihan jawaban ke komentar unggahan pribadi dosen atau staf. Urusan akademik sebaiknya tetap dibahas melalui saluran yang sesuai.

05 / BIMBINGAN & REVISI

Ajukan Jadwal Bimbingan dan Siapkan Revisi

Ketika meminta bimbingan, jelaskan pokok yang ingin dibahas dan ajukan waktu yang memungkinkan. Kalimat “Saya mau bimbingan besok, Pak” belum merupakan kesepakatan pertemuan.

Sesudah mendapat persetujuan, pastikan waktu dan tempat atau tautan pertemuannya. Siapkan naskah terbaru, catatan revisi, dan pertanyaan. Kirim bahan lebih awal jika diminta. Jika harus membatalkan atau terlambat, beri kabar sesegera mungkin.

Setelah menerima arahan, konfirmasikan tindak lanjut yang akan dikerjakan:

Jika suatu catatan belum dipahami, tanyakan bagian itu sebelum mengerjakan revisi. Saat mengirim hasilnya, sebutkan perubahan utama dan lokasi yang perlu diperiksa. Misalnya, “Berikut revisi versi kedua, Pak. Rumusan masalah pada halaman 3 sudah saya perbaiki. Daftar pustaka juga sudah saya lengkapi.”

Dalam percakapan yang masih berlangsung, salam dan identitas tidak perlu diulang pada setiap balasan. Setelah jeda panjang atau saat membahas hal baru, sertakan kembali konteks seperlunya.

06 / KENDALA

Laporkan Kendala dan Ajukan Penyelesaian

Jika tidak dapat hadir atau berisiko terlambat mengumpulkan tugas, sampaikan kendala sedini mungkin. Jelaskan apa yang terjadi dan bantuan atau penyesuaian yang diperlukan.

Jika keterlambatan terjadi karena kelalaian sendiri, akui dengan jelas dan ajukan rencana penyelesaian. Tidak perlu membuat alasan lain agar permintaan terdengar lebih meyakinkan. Jelaskan keadaan pribadi hanya sejauh diperlukan.

Bukti kendala harus sesuai dengan keadaan sebenarnya. Jika tangkapan layar memuat data pribadi yang tidak relevan, samarkan data tersebut pada salinan yang dibagikan tanpa mengubah informasi tentang kendalanya. Simpan berkas asli.

07 / NAMA BERKAS

Beri Nama Berkas dengan Identitas dan Versi Tugas

Berkas bernama “tugas.pdf” belum menjelaskan pemiliknya. Nama “final fix banget.pdf” juga tidak menunjukkan tugas dan versi yang harus diperiksa.

Ikuti format yang ditentukan dosen. Jika belum ada, gunakan pola berikut dengan spasi sebagai pemisah:

v01 berarti versi pertama. Gunakan v02, v03, dan seterusnya untuk revisi berikutnya. Ganti NIM dan nama dengan identitas sendiri. Pola ini merupakan anjuran untuk membantu pengenalan berkas, bukan aturan yang berlaku untuk semua mata kuliah.

Cantumkan juga nama, NIM, prodi atau kelas, serta mata kuliah di dalam dokumen. Untuk tugas kelompok, gunakan identitas kelompok sesuai petunjuk dan tuliskan seluruh anggota beserta NIM-nya di dalam tugas.

PDF pada contoh bukan ketentuan untuk semua tugas. Gunakan jenis berkas yang diminta. Mengganti akhiran “.docx” menjadi “.pdf” saja tidak mengubah format dokumen; gunakan fitur penyimpanan atau ekspor ke format yang sesuai. [6]

08 / PENGUMPULAN TUGAS

Periksa Berkas dan Status Pengumpulan Tugas

Sebelum mengirim, buka berkas yang akan dikumpulkan. Periksa kelengkapan halaman, keterbacaan isi, dan nomor versinya. Untuk tautan penyimpanan, pastikan penerima mendapat akses yang diperlukan tanpa membuka dokumen kepada orang yang tidak berkepentingan.

Kumpulkan melalui tempat yang ditentukan dan sebelum batas waktunya. Pengiriman lewat WhatsApp tidak menggantikan pengumpulan pada platform pembelajaran tanpa persetujuan.

Sesudah mengunggah, periksa status yang ditampilkan sistem. Pastikan semua langkah pengumpulan sudah selesai; jangan berhenti pada penyimpanan draf jika masih ada langkah kirim. Simpan bukti pengumpulan yang tersedia.

Jika pengiriman melalui WhatsApp diperbolehkan, sertakan pengantar:

Salah lampiran dapat terjadi. Segera jelaskan kekeliruannya dan nyatakan berkas penggantinya. Beberapa kiriman beruntun tanpa penjelasan justru membuat penerima harus menentukan sendiri berkas mana yang digunakan.

09 / EMAIL

Tulis Subjek dan Isi Email dengan Jelas

Subjek email perlu menunjukkan keperluannya. Untuk pengumpulan tugas, cantumkan tugas, mata kuliah, dan identitas mahasiswa.

Subjek: Tugas 2 Bahasa Ibrani I – Maria Sinaga – 20260001

Periksa alamat penerima dan lampiran sebelum mengirim. Tambahkan penerima lain hanya jika memang berkepentingan.

Untuk melanjutkan pembahasan yang sama, gunakan balasan pada rangkaian email sebelumnya. Cara ini mempertahankan konteks percakapan. [7] Topik yang berbeda dapat dimulai melalui email baru dengan subjek yang sesuai.

10 / GRUP KELAS

Periksa Informasi dan Jaga Privasi di Grup Kelas

Baca pesan sebelumnya sebelum mengajukan pertanyaan yang sama. Saat meneruskan pengumuman, sertakan sumber dan tanggal. Jika informasi belum dikonfirmasi, periksa dahulu kepada sumbernya sebelum meneruskannya sebagai pengumuman.

Ketua atau penanggung jawab kelas dapat menghimpun pertanyaan yang berulang, lalu meneruskan jawaban tanpa mengubah maknanya. Peran ini membantu koordinasi. Urusan pribadi mahasiswa tetap dapat disampaikan melalui jalur yang ditetapkan.

Jaga agar candaan tidak mempermalukan teman, dosen, atau staf. Mintalah izin sebelum membagikan nomor pribadi atau memublikasikan percakapan orang lain. Untuk urusan administrasi pribadi, pindahkan pembahasan ke saluran yang sesuai.

Pengaduan berbeda dari penyebaran percakapan di grup. Jika ada masalah yang perlu dilaporkan, simpan bukti yang tersedia dan sampaikan secara terbatas kepada pihak yang berwenang menanganinya.

11 / RUANG BERTANYA

Minta Penjelasan Tugas dan Penilaian dengan Sopan

Agar panduan ini dapat diterapkan, dosen dan staf juga perlu menjelaskan jam layanan, tempat pengumpulan tugas, dan cara menindaklanjuti permohonan. Petunjuk yang belum tersedia atau saling bertentangan perlu diperjelas, bukan seluruhnya dibebankan kepada mahasiswa untuk menebak.

Ketika menerima pesan yang kurang lengkap, tanggapan seperti “Tolong sertakan nama, kelas, dan tugas yang dimaksud, ya” memberi mahasiswa petunjuk untuk memperbaikinya. Kesalahan tanda baca tidak perlu dijadikan ukuran menyeluruh atas sikap seseorang.

Mahasiswa boleh meminta penjelasan dan menyampaikan keberatan dengan alasan yang jelas. Misalnya, “Pak, saya ingin memahami penilaian pada bagian analisis. Bagian mana yang belum memenuhi rubrik?” Pertanyaan seperti itu dapat disampaikan dengan hormat tanpa harus menyembunyikan ketidakpahaman.